Une liste de contrôle consiste en une liste de vérifications à effectuer par compte, par réconciliation ou à un niveau général. Chaque point de la liste peut être coché une fois le contrôle effectué, ce qui permettra de voir de façon claire et rapide les comptes/réconciliations déjà parfaitement en ordre et ceux pour lesquels il reste encore du travail.
Il existe deux façons d'ajouter une liste de contrôle :
1° au niveau Général par l'utilisateur administrateur.
L'utilisateur clé peut décider d'ajouter la liste de contrôle par défaut, automatiquement ou non, à un workflow spécifique. Pour cela, suivez les étapes suivantes :
- Allez dans modèles et ouvrez le workflow auquel vous souhaitez ajouter la liste de contrôle.
- En bas de la page, vous verrez la section de liste de contrôle.
- Sélectionnez-la ou les listes de contrôle que vous souhaitez ajouter à ce workflow.
Si vous sélectionnez "auto-add", cette liste de contrôle sera automatiquement ajoutée à un dossier sur lequel vous utilisez ce workflow. Cela ne sera pas ajouté aux périodes "historiques", mais uniquement à la période dans laquelle vous travaillez actuellement afin de ne pas compromettre le traitement complet du workflow à 100 %.
Si vous ne sélectionnez pas "auto-add", la liste de contrôle ne sera pas ajoutée automatiquement, mais sera disponible pour être ajoutée ultérieurement, voir plus loin dans l'option 2°.
2° au niveau du dossier.
Si l'utilisateur clé ne configure pas l'ajout automatique d'une liste de contrôle dans toutes les périodes d'un workflow spécifique, il appartient à l'utilisateur de l'ajouter manuellement dans la période souhaitée.
Pour ce faire, dans le dossier, accédez au flux de travail, puis cliquez sur Actions -> ajouter une liste de contrôle.
Une fenêtre contextuelle avec une liste des listes de contrôle disponibles s'affichera.
Vous verrez les listes de contrôle ajoutées dans le dossier de travail.
Attention ! Le workflow au niveau général détermine à quel workflow appartient la liste de contrôle concernée. Si cela n'est pas défini, la liste de contrôle sera automatiquement ajoutée à votre workflow "par défaut". Par exemple, si vous créez une liste de contrôle fiscale et que vous souhaitez l'ajouter spécifiquement au workflow "impôt des sociétés", l'utilisateur admin doit le prédéfinir comme expliqué dans l'option 1.
Affectation d'une liste de contrôle.
Vous pouvez attribuer une tâche à un utilisateur spécifique, ce qui signifie que seul cet utilisateur peut cocher les cases.
Ouvrez la liste de contrôle et cliquez sur 'attribuer un utilisateur' :
Si vous souhaitez modifier cela, vous pouvez cliquer sur 'x' à côté du nom de l'utilisateur existant pour le supprimer.
Si une liste de contrôle est automatiquement attribuée par le paramètre au niveau général, alors la liste de contrôle sera par défaut attribuée à "n'importe qui". Cela signifie que tout le monde (ensemble) peut cocher les cases. À chaque case cochée, il sera indiqué quel utilisateur l'a fait.
Si une liste de contrôle est ajoutée manuellement, la personne qui l'a ajoutée sera automatiquement désignée pour cocher toutes les cases. Bien sûr, vous pouvez ensuite modifier cela pour désigner l'utilisateur "n'importe qui" si vous souhaitez permettre à tout le monde de cocher les cases.
Supprimer une liste de contrôle.
Si vous souhaitez supprimer une liste de contrôle active dans un dossier, ouvrez la liste de contrôle dans la période où vous souhaitez la supprimer.
Ici, vous verrez sur le côté droit le bouton 'Actions'. En cliquant dessus, vous verrez l'option 'Supprimer la liste de contrôle'.