Gebruikersrollen AdminPersoneelExterne gebruiker✗ Pulse gebruiker

In dit artikel wordt uitgelegd hoe je het Vaste Activa sjabloon in Silverfin optimaal kunt gebruiken. Dit sjabloon helpt bij het onderbouwen van de samenstelling van de diverse activa posten in je dossier. We behandelen zowel de automatische als de manuele invulmethoden en geven tips om je processen te optimaliseren.

Inhoudstafel

Wat is het Vaste Activa sjabloon?

Het sjabloon 'Vaste Activa' is bedoeld om de samenstelling van de activa (rubrieken 20/28) gedetailleerd te onderbouwen. Dit omvat de verschillende categorieën van vaste activa zoals oprichtingskosten, immateriële vaste activa, terreinen en gebouwen, installaties en machines, en andere activa. Door het gebruik van dit sjabloon zorg je ervoor dat de informatie in je dossiers accuraat en consistent wordt vastgelegd, en kan doorstromen naar de jaarrekening. Het vaste activa sjabloon maakt deel uit van de BE working papers pakket. 

Voorbereidingen voor het Gebruik

Voordat je begint met het invullen van het Vaste activa sjabloon, is het belangrijk om de juiste investeringsrekeningen toe te voegen aan de rubrieken die je wilt detailleren. Houd hierbij rekening met het volgende:

  • Investeringsrekeningen: Voeg per rubriek (bijvoorbeeld 20, 21, 22, etc.) de investeringsrekening toe die je wilt detailleren via de eerste kolom (#) in het sjabloon.
  • Afschrijvingsrekeningen: Rekeningen die eindigen op -9 worden niet geselecteerd in deze eerste kolom, omdat ze als afschrijvingsrekeningen worden beschouwd. Deze koppel je aan de tweede kolom (#) op dezelfde rij.

Het is ook mogelijk om deze koppelingen geautomatiseerd in te stellen, zoals verder hieronder beschreven in het artikel. 

Automatische Invulling via Detail van Rekeningen

1. Sjablonen Voorbereiden

Om het Vaste Activa sjabloon automatisch te laten invullen, moet je ervoor zorgen dat de relevante rekeningsjablonen voor investeringen en afschrijvingen correct zijn ingevuld. Deze sjablonen zijn onder andere:

  • Investerings- en Afschrijvingstabel: Hier vul je de aanschaffingswaarde (AW), de historische afschrijvingen, de afschrijvingsduur en het afschrijvingsritme (lineair of degressief) in. Dit geldt enkel voor de investeringsrekeningen; afschrijvingsrekeningen hoeven niet verklaard te worden.
  • Deelnemingen: Gebruik dit sjabloon voor financiële vaste activa zoals aandelen en leningen.
  • Waarborgen en Leningen: Dit sjabloon is specifiek voor de toelichting van waarborgen en leningen.

2. Automatische Invulling van de vaste activa toelichting. 

Nadat je de juiste rekeningsjablonen hebt ingevuld, zal Silverfin de informatie automatisch invullen in het Vaste Activa sjabloon. Silverfin controleert daarbij of de gegevens kloppen met de details van de investeringsrekeningen.

  • Groene bol: Als alles correct is, verschijnt er een groene bol om aan te geven dat de gegevens goed zijn ingevoerd.
  • Rode driehoek: Als er iets niet klopt, verschijnt er een rode driehoek. Dit betekent dat je de gegevens moet controleren en aanpassen.

Deze symbolen helpen je snel te zien of alles goed is ingevuld of dat er iets nagekeken moet worden.

Handmatige Invulling van de Toelichting

Optie 1: Rechtstreeks Invoeren van Totalen

Als je ervoor kiest om de individuele rekeningen niet in detail te verklaren, kun je de totalen rechtstreeks invoeren in het Vaste Activa sjabloon. Hierbij voer je de volgende gegevens in:

  • Openingssaldo: Dit is het eindsaldo van de voorgaande periode. Let op dat Silverfin altijd kijkt naar het eindsaldo van de laatste dag van het voorgaande boekjaar om het openingssaldo te bepalen.
  • Bewegingen: Voeg hier de plussen en minnen toe, bijvoorbeeld nieuwe investeringen en afschrijvingen.
  • Eindsaldo: Dit is het saldo na alle bewegingen binnen de periode.

Configuratie voor alle Dossiers ( enkel mogelijk voor admin gebruikers) 

Voor gebruikers die meerdere dossiers beheren, biedt Silverfin de mogelijkheid om rekeningen op kantoorniveau automatisch te koppelen aan de juiste rubrieken in het Vaste Activa sjabloon. 

Hiervoor moet je in de configuratiebox op kantoorniveau bij de toelichting "vaste activa" het volgende toevoegen:

{% assign add_defaults_categories = true %}

{% assign range_opr_kosten = "20" %}
{% assign range_imm_vaste_act = "21" %}
{% assign range_terr_en_geb = "22" %}
{% assign range_inst_mach_en_uitr = "23" %}
{% assign range_meub_en_rm = "24" %}
{% assign range_leasing_en_soort = "25" %}
{% assign range_andere_mva = "26" %}
{% assign range_act_in_aanbouw = "27" %}
{% assign range_fin_va_act = "28" %}

{% assign default_opr_kosten = "20" %}
{% assign default_imm_vaste_act = "21" %}
{% assign default_terr_en_geb = "22" %}
{% assign default_inst_mach_en_uitr = "23" %}
{% assign default_meub_en_rm = "24" %}
{% assign default_leasing_en_soort = "25" %}
{% assign default_andere_mva = "26" %}
{% assign default_act_in_aanbouw = "27" %}
{% assign default_fin_va_act = "28" %}

Met de configuratiebox bedoelen we het volgende: 

Belangrijke Opmerking: Het instellen van deze configuratie heeft invloed op alle dossiers en periodes binnen de omgeving.  Dit betekent dat in eerdere periodes, waar deze koppelingen niet bestonden, er nieuwe koppelingen kunnen ontstaan. Hierdoor kan een eerder groene bol veranderen in een rode driehoek, wat aangeeft dat de toelichting opnieuw moet worden bekeken.

Hieronder kan je een korte masterclass bekijken over het gebruik van de toelichting "Vaste activa":