Vaak moet er per klant een reeks rapporten worden voorzien op maat van hun dossier. Bij Silverfin maken we hiervoor gebruik van templates/sjablonen. Deze vormen de basis van de rapporten. Dit sjabloon wordt dan automatisch ingevuld met de data uit uw boekhoudpakket.
Een sjabloon wordt in de eerste plaats beheerd door een administrator op kantoorniveau.
Echter, de instellingen en mogelijkheden zijn zo goed als hetzelfde op kantoorniveau als dossierniveau. Vandaar dat we in dit artikel de instellingen uitleggen vanuit het dossierniveau standpunt. Dit hulpartikel is dus ook voor de gewone gebruiker relevant.
Rapporten verder aanpassen op dossierniveau
Op dossierniveau kan je een rapport verder aanpassen. Hiervoor open je een dossier en kies je voor 'Rapporten' in het hoofdmenu. In de eerste plaats voeg je het rapport toe door op 'voeg nieuw rapport toe' te klikken en het gewenste sjabloon te kiezen.
Afhankelijk van het type rapport (vergrendeld of onvergrendeld, zie onder) zie je nu de functie "Pas rapport aan" of enkel "Meer" bovenaan staan. Door "Pas rapport aan" te kiezen kan het rapport verder aangepast worden op maat van een dossier, het sjabloon op kantoorniveau blijft dus ongewijzigd! Op kantoorniveau kan een rapport ook vergrendeld worden, dit zie je aan het slotje. Dit wil zeggen dat het niet meer op dossierniveau kan worden aangepast. Enkel een administrator kan een sjabloon ontgrendelen.
Wil je een vergrendeld rapport aanpassen in je dossier, maak dan een kopie van dat rapport via "Meer" en je kan in die kopie met een niet vergrendeld rapport verder werken. Opnieuw blijft het sjabloon op kantoorniveau ongewijzigd.
Er zijn er verschillende opties om een rapport aan te passen
1. Helemaal bovenaan kan je kiezen hoe de data moet worden gepresenteerd: met afrondingen, nul-waarden al dan niet tonen, presenteren per boekjaar of per kalenderjaar
2. Belangrijk zijn ook de periodes. Als je dit openvouwt, kan je zien welke periodes in het rapport zullen worden opgenomen. Dit houdt rekening met de periode die bovenaan actief is. Wanneer je dus bv. bovenaan Q4 2020 ziet staan, dan zal de kolom 'huidige periode -1y' in het rapport dus Q4 2020 zijn
Je kan eenvoudig een nieuwe periode toevoegen via het menu aan de rechterkant. Er staat ook geen limiet op periodes.
Wanneer je op een periodeblok klikt, kan je de kolom nog verder gaan specificeren. Zo kan je bijvoorbeeld. kiezen of de actuals worden getoond of je een budget wenst te tonen. Ook kan je hier een verticale vergelijking opmaken.
3. Als je naar beneden scrolt, kom je tot de werkelijke inhoud van het rapport. Hier zijn verschillende groepen gedefinieerd, die kunnen worden aangepast (potloodje) of verwijderd (prullenmandje).
Via het menu bovenaan kan je een nieuwe groep aanmaken of een formule of datalijn invoegen. Dit doe je door de gewenste rubriek eenvoudig te slepen in het rapport.
'Lege ruimte' is van belang voor de export. Hiermee kan je bijvoorbeeld een witruimte of lege pagina invoegen.
Nieuwe datalijn wordt gebruikt om zelf data toe te voegen in een rapport. Een voorbeeld hiervan is 'Omzet per werknemer'. Het aantal werknemers is iets wat niet in Silverfin aanwezig is, maar je dus kan aanvullen als nieuwe datalijn. Vervolgens kan je met een formule de omzet per werknemer berekenen.
De formules zijn gebaseerd op rekeningen of tags. Je dient dus eerst de formules te taggen. Dit kan door op het potloodje te klikken naast een lijn. Wanneer je dan een formule sleept naar de inhoud, kan je deze definiëren op basis van de tags.
Wanneer je klaar bent met de aanpassingen, klikt je op 'bewaar rapport'
Tip: let op met formules in een groep, zodat je geen kruisverwijzing doet.
Bijvoorbeeld: de formule in het voorbeeld hier boven mag niet staan onder de groep "II. Charges", maar moet op hetzelfde niveau staan als de groep. Anders neemt Silverfin de uitkomst van de formule mee op in de groep, maar dit kan niet omdat de groep mee zit in de formule met de tag charges.
Je kan een gemaakt rapport in een specifiek dossier ook opslaan naar kantoorniveau. Hiervoor klik je op "meer" en vervolgens op "maak een sjabloon".
