Gebruikersrollen AdminPersoneel ✗Externe medewerker ✗Pulse gebruiker 

Dit artikel legt uit hoe je een Venice-dossier (C-logic) klaarmaakt zodat de cijfers ervan met Silverfin gesynchroniseerd kunnen worden. Venice is een on-premise pakket: voor er cijfers doorkomen, moet er in Venice per dossier manueel een databasebestand aangemaakt worden, een zogenaamde ODBC.

Inhoudstafel 

Wat is een ODBC en waarom heeft Venice er een nodig?

Om de cijfers van Venice te syncen met Silverfin, dient er een manuele handeling te gebeuren in Venice zelf: per dossier dient er een databasebestand aangemaakt te worden, een zogenaamde ODBC.

Een ODBC gaat in feite de mogelijkheid voorzien om te linken met specifieke data van Venice (denk bijvoorbeeld aan de boekhoudhistoriek, iets wat Silverfin wil uitlezen).

Ook zal Silverfin een Windows-gebruiker nodig hebben die niet alleen toegang heeft tot de server waar de Venice-data staat, maar die deze data ook kan uitlezen.

Kan iedereen een ODBC aanmaken per dossier?

Dit hangt volledig af van hoe Venice geconfigureerd staat voor de gebruiker op zijn of haar pc.

Indien de Windows-gebruiker (dus niet de Venice-gebruiker, maar de gebruiker waarmee je de pc opstart) deel uitmaakt van een specifieke groep op de server van Venice (Pervasive_Admingroep, of gewoon een admin-user is), dan kan deze gebruiker in principe de ODBC aanmaken.

Een alternatief is om op de server van Venice zelf aan te loggen als administrator, daar Venice op te starten en de ODBC aan te maken.

Indien hier onduidelijkheden over zijn, raden wij aan contact op te nemen met de helpdesk van Venice.

Hoe maak ik een ODBC aan in Venice?

  1. Kies in het dossier dat je wil syncen met Silverfin voor Beheer en vervolgens ODBC.

  1. In het scherm dat tevoorschijn komt zijn de computer en het lokale pad reeds ingevuld. Kies hier een naam voor het dossier.

  1. Zorg ervoor dat alle tabellen aangevinkt staan in het menu onder Venice > Instellingen > Parameters, zoals in het scherm hieronder.

  1. Klik op aanmaken om de connectie aan te maken.

De naam die je hier zal opgeven, is de naam die Silverfin zal gebruiken als synchronisatie referentie. In onze sync met Venice echter, kan je meteen het dossier kiezen in Silverfin dat je wenst te syncen (op voorwaarde dat er reeds een ODBC aangemaakt is voor dat dossier), zonder dat je hiervoor de synchronisatie referentie nog eens moet opgeven in Silverfin.

In deze stap wordt de ODBC-connectie aangemaakt onder de naam die je hebt opgegeven onder stap 2 (de synchronisatie referentie van Silverfin). Je mag dit scherm nu sluiten in Venice.

Waarom vind ik mijn dossier niet in de dossierlijst?

Indien je het dossier niet ziet staan in de dossierlijst (zoals hieronder uitgebeeld) nadat je een ODBC hebt aangemaakt, dan dien je enkel de dossierlijst even te vernieuwen.

Dat kan door te klikken op volgend symbool:

Dit gaat alle dossiers overlopen die een ODBC hebben in Venice, en vervolgens is je dossierlijst up-to-date. Dit dien je dus steeds te doen als er een nieuwe ODBC werd aangemaakt.

Wat als er een nieuw boekjaar bijkomt in Venice?

Indien er een boekjaar bijgekomen is in Venice, zullen de cijfers van dit nieuwe boekjaar niet automatisch verschijnen in Silverfin. Men dient dan de ODBC volledig opnieuw aan te maken in Venice volgens de procedure hierboven beschreven, met dat verschil dat het nieuwe boekjaar ook wordt meegenomen (indien men de rubriek boekhouding aanvinkt, zal dit sowieso het geval zijn).

Waarom kan er geen ODBC aangemaakt worden?

Het kan voorkomen dat volgend scherm bekomen wordt:

Dit komt omdat de ODBC aangemaakt wordt met een gebruiker en/of in een dossier dat beveiligd is. Via de optie Meer info kan je normaliter deze beveiliging opheffen (dossiers kunnen zo ingesteld zijn dat data niet beschikbaar mag zijn voor buitenaf, en een ODBC is net iets dat dit toelaat, vandaar het conflict).