In Silverfin kun je de wettelijke verslaggeving opmaken, volledig conform de (nieuwe) wetgeving. De verslagen worden steeds automatisch geüpdatet, waardoor je de verslagen met een gerust gevoel kunt opmaken volgens de meest recente wetgeving.
Hoe ga je te werk in Silverfin om een volledige verslaggeving op te maken?
Activeer de module "BE Legal documents (NEW)" eerst in jouw omgeving via de Marketplace om er gebruik van te kunnen maken.
Dit pakket bevat volgende toelichtingen.
Enkele belangrijke weetjes over deze workflow voor je van start gaat!
- Je kan nu periode specifieke verslaggeving maken.
- Het kopiëren van data van de ene periode naar de andere werkt op dezelfde manier als bij het werkdossier.
- De taalinstellingen lopen nu op dezelfde manier als bij de jaarrekening (De meertalige functionaliteit).
- Doorstroom van informatie: doordat alles in een workflow zit kunnen we data gaan ophalen uit andere templates. (Jaarrekening, vennootschapsbelasting en het werkdossier)
- Via Insights is het nu mogelijk om een query te maken gebaseerd op de informatie in de workflow, voordien was dit niet mogelijk.
- De workflow zal pas gebruikt kunnen worden voor periodes die eindigen op 31/12/2022 of erna. Voor dossiers waar de einddatum valt voor 31/12/2022 zal je de oude verslaggeving moeten gaan gebruiken.
Laten we de toelichtingen van naderbij bekijken.
Toelichtingen
1. Wettelijke verslaggeving-Aandeelhouders/Vennoten&Bestuursorgaan/Zaakvoerders.
Hierin vul je het personenregister in van jouw klant. Alle informatie over bestuurders en aandeelhouders kunnen hier manueel ingevuld worden of automatisch via een administratieve sync.
Je vindt bovenaan ook een overzicht terug van de bestuurders en aandeelhouders alsook de verdeling van de aandelen. We tonen de aandelen in volle eigendom, vruchtgebruik, naakte eigendom of onverdeeldheid. Je kan op een naam (in het blauw) doorklikken om bij de informatie te komen.
Let op! Voor aandelen in onverdeeldheid is er na overleg met verschillende Legal partners een gemeenschappelijk standpunt genomen. Voor deze aandelen moet er een extra persoon gemaakt worden in het personenregister. BV: "Robrecht&Tim" hebben samen 100 aandelen in onverdeeldheid en niet Robrecht 50 aandelen en Tim 50 aandelen in onverdeeldheid.
Op deze manier heb je 1 extra persoon aangemaakt in het register die aangeeft dat Robrecht en Tim samen aandelen bezitten in onverdeeldheid.
Per aandeelhouder is het nu mogelijk om de aankoopdatum en verkoopdatum van de aandelen in te geven. Dit heeft als gevolg dat "oude aandeelhouders" niet meer in de nieuwe periodes worden getoond als hun aandelen verkocht zouden zijn.
Je kan ook aanduiden of die persoon in de vergadering de rol zal opnemen als: Voorzitter/secretaris/stemopnemer.
Bij het toevoegen van een rechtspersoon als aandeelhouder/bestuurder is er een check op het ondernemingsnummer en je kan ook details van de vaste vertegenwoordiger invullen.
2. Instellingen
Hier zal je een overzicht terugvinden van de instellingen die je kan aanduiden en invullen die opgenomen zullen worden in de verslagen. Deze zijn per categorie onderverdeeld.
Bovenaan kan je de algemene bedrijfsgegevens invullen.
Taal in de verslaggeving
De taal van de verslagen zal je via dit model kunnen instellen. Het heeft geen impact om het model van de instellingen zelf, maar eens je verder gaat naar de verslagen zal je opmerken dat deze opgemaakt zullen zijn in de gekozen taal.
In dit concreet voorbeeld hebben we gekozen voor Frans en als we verder gaan naar 1 van onze verslagen, zal deze in het Frans opgemaakt worden.
Het is nu ook perfect mogelijk om verslagen in de verschillende talen op te maken zonder verlies van de tekst. Dus je kan de verslagen voorbereiden in het Nederlands en nadien wijzigen naar het Frans zonder de Nederlandse teksten te verliezen.
Daarnet onder kan je alle informatie terugvinden naar aanleiding voor de Alarmbelprocedure (ART. 5:153 §1-2 WVV)
Indien de Liquiditeitstest/ balanstest van toepassing zijn, kan je aangeven of dit opgenomen kan worden als agendapunt in de algemene vergadering of via een bijzondere algemene vergadering.
De cijfers in de liquiditeit/balanstest vloeien binnen vanuit het werkdossier. Je krijgt ook een overzicht te zien van de rekeningen die het totaal vormen voor de liquiditeitstest.
Voor beide verslagen kan je aanduiden of de vergadering schriftelijk/elektronisch/normaal zal plaatsvinden.
Bij de instellingen van de Notulen van de vergadering van het bestuursorgaan en agenda bepaal je alle agenda punten die besproken moeten worden op de Algemene Vergadering.
Per regel zal je een lijst vinden met een selectie van agendapunten, naarmate je de agendapunten kiest zal je merken dat in de volgende regel de keuzelijst verkleint.
Heel concreet: In de eerste regel zal je volgende agendapunten kunnen kiezen:
In de laatste regel zal je een heel beperkte keuze hebben gezien de andere punten reeds geselecteerd zijn:
Indien er binnen het bedrijf een ontslag of herbenoeming van een bestuurder van toepassing is, dan kan je aanduiden of er een paragraaf moet toegevoegd worden in de Algemene Vergadering, alsook in de Notulen van de vergadering voor de aanstelling van gedelegeerd bestuurder en agenda.
De volgende paragraaf zijn de instellingen van de Algemene vergadering en agenda.
Hierin kan je de datum ingeven waarop de vergadering zal plaatsvinden. Je hebt de keuze om te kiezen of het om een uitstel gaat van de AV of de effectieve vaste datum ingeven van de AV. We hebben nu ook de mogelijkheid voor een jaarlijkse vaste datum.
De workflow is zo ingericht dat het de bedoeling is dat je alle informatie eerst instelt in het personenregister en de instellingen om nadien over te gaan naar de verslagen.
We starten met de Notulen van de vergadering van het bestuursorgaan/de zaakvoerders.
Hierin kan je extra informatie toevoegen aan de agendapunten, De percentages voor de R/C intrestberekening worden automatisch opgenomen, indien de template intrestberekening een ster heeft.
Het volgende verslag is de notulen van de AV.
In het kader van de bezoldigingstheorie is er nu een sectie toegevoegd waarbij er voor elke bestuurder die als dusdanig benoemd is in de vennootschap via een hashtag (#) hun vergoedingen kunnen gekoppeld worden.
Het is ook mogelijk om de werkende vennoot te selecteren en toe te voegen.
De paragraaf onder de bezoldigingen laat het toe om van de standaard af te wijken en om de tekst te bewerken.
De link met de R/C en de interesten kunnen ook via de hashtag gekoppeld worden.
Daaronder heb je een overzicht van de bestemming van het resultaat, alsook een overzicht van een dividenduitkering indien die plaats heeft gevonden binnen de onderneming.
Bij een tussentijds dividend zal er een extra regel verschijnen indien deze werd aangevinkt.
Onderaan het verslag kan je een overzicht terugvinden van het bestuursorgaan en ook een overzicht van de aandeelhouders (met het totaal aantal aandelen in bezit).
Je hebt de mogelijkheid om te kiezen of het bestuursorgaan verborgen dient te worden in de ondertekeningslijst.
Jaarverslag
Hierin vind je het overzicht van de kerncijfers van de onderneming en afhankelijk van het gekozen model zullen deze aangepast zijn. Het is nu ook mogelijk om per totaal een detaillering te zien door op het blauwe cijfer te drukken.
Onderaan het jaarverslag staat de datum waarop het verslag is opgesteld, deze zal standaard de datum van het bestuursverslag volgen.
Wettelijk verslaggeving: aanstelling gedelegeerd bestuurder (verslag zaakvoerder(s)/bestuurder(s))
Hierin kan je aanduiden wie er ontslag neemt als gedelegeerd bestuurder en wie er herbenoemd wordt als gedelegeerd bestuurder.
Vervolgens is er de mogelijkheid om te kiezen of de bestuurder benoemt wordt, alsook zal instaan voor het volledige dagelijkse bestuur of/en ook voor de volledige externe vertegenwoordigingsbevoegdheid.
Configuratie op kantoor niveau
Zoals je waarschijnlijk reeds hebt opgemerkt, wordt de taal van onze verslagen per default weergegeven in het Engels. De taalinstelling van de verslagen wordt bepaald door volgende waarde in onze template "instellingen":
Op kantoor niveau kunnen jullie deze "default" taal gaan wijzigen door de toevoeging van volgende simpele configuratie:
{% assign def_language = "nl" %}
Naast de taal is het ook mogelijk om het type en naam van de accountant, op kantoor niveau te gaan configureren:
Zoals je kunt opmerken zijn er 3 verschillende types waaruit jullie kunnen kiezen:
accounting_firm
bookkeeping_company
auditors_office
Op basis van het type en de naam van de accountant, kunnen jullie dit nu ook gaan configureren op kantoor niveau, door gebruik te maken van volgende configuratie:
{% assign general_meeting_accountant_type = "auditors_office" %}
{% assign general_meeting_accountant_name = "Silverfin Accountants B.V." %}
Voor meer informatie over het gebruik van deze workflow verwijzen we je graag naar volgende masterclass: