In Silverfin bieden we de mogelijkheid aan om de vergelijkende cijfers in de jaarrekening van het voorgaande jaar aan te passen. Dit kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn in het geval van een stelselwijziging of wanneer er sprake is van foutherstel.
Dit kon altijd al door een correctie boeking te maken in het voorgaande boekjaar, echter wanneer dit niet gewenst is (omdat het voorgaande boekjaar al is afgesloten en vastgesteld) kan dit nu via een nieuwe template opgelost worden.
Kortom gebruikmakende van deze template kan je de totalen van het voorgaande jaar aanpassen zonder de daadwerkelijke eindtotalen in het voorgaande jaar te wijzigen.
Hoe ga ik aan de slag?
Om concreet de vergelijkende cijfers aan te passen dien je eerst te beginnen in de “Algemene instellingen - jaarrekening”. Zoals je kan zien is er een vraag bijgekomen, aangaande het aanpassen van de vergelijkende cijfers:
Vergelijkende cijfers aanpassen (in verband met een stelselwijziging of foutherstel)
Wanneer je daadwerkelijk de vergelijkende cijfers wenst aan te passen, dien je de bovenstaande vraag met “Ja” te beantwoorden:
In de workflow van de jaarrekening zal vervolgens de template “Aanpassing vergelijkende cijfers” zichtbaar worden:
NB: de bovenstaande optie wordt dus alleen getoond wanneer de betreffende vraag in Algemene instellingen - jaarrekening op Ja is gezet!
Belangrijk om te weten!
Voordat je aan de slag gaat in deze template, raden we aan om even de info tekst door te nemen:
- Indien er sprake is van (bijvoorbeeld) een stelselwijziging of foutherstel kan je in deze template aanpassingen op de vergelijkende cijfers invoeren. De aanpassingen worden ingevoerd op RGS niveau 3 codes.
Dit betekent dus dat de wijzigingen niet per grootboekrekening kunnen worden gespecificeerd. Voor een juiste weergave in de jaarrekening is deze specificatie echter niet van belang. - De ingevoerde aanpassingen worden enkel meegenomen in de jaarrekening templates.
Dit betekent dat de rapporten maar ook de dropdown-overzichten, dus als je op een saldo van een regel klikt, niet zijn aangepast.
De aanpassingen zullen ook niet doorstromen naar andere workflows (bijv. administratieve werkzaamheden of de fiscale positie). - Indien er aanpassingen worden gedaan op codes die onderdeel uitmaken van de winst- en verliesrekening worden deze meegenomen in het te bestemmen resultaat voor het voorgaande boekjaar in de template Voorstel resultaatbestemming jaarrekening.
Dit betekent dus dat je in deze specifieke template in dit boekjaar ook de winstbestemming van het voorgaande jaar dient aan te passen.
NB: dit is natuurlijk alleen van toepassing als de correctie invloed heeft op het resultaat.
NB: Indien de cijfers van voorgaand jaar voor alle workflows en/of de rapporten aangepast dienen te worden kan dit uitsluitend door een (reguliere) correctieboeking te maken in de betreffende periode.
Hoe vul ik deze template in?
Bij het gebruik van deze template zal je eerst moeten aangeven wat de reden is van het aanpassen van de vergelijkende cijfers. Ofwel kies je voor “Stelselwijziging” of voor “Fout herstel”.
Daarnaast kan je het overzicht of de mate van specificatie dat je te zien krijgt in deze template aanpassen:
- enkel posten met een waarde
Wanneer je voor deze optie kiest, krijg je alleen de posten te zien waar daadwerkelijk een saldo op is geboekt. - alle posten
Na het kiezen van deze optie worden alle groepen (niveau 3) getoond die in de gekozen mappingtabel beschikbaar zijn.
Om effectief de vergelijkende cijfers te gaan aanpassen, kan je in de daardoor voorziene velden de desbetreffende wijziging gaan doorvoeren. Hou er rekening mee dat je debet bedragen als positieve bedragen zal moeten invullen en credit bedragen als negatieve bedragen.
NB: Dit geldt zowel voor de balans- als voor de winst-en-verliesrekeningen.
De bedragen die manueel werden ingevuld, zullen doorstromen naar de achterliggende templates van de jaarrekening. In ons voorbeeld hebben we voor de post “Immateriële vaste activa” gekozen om een wijziging door te voeren. Als we naar deze template in de jaarrekening gaan kijken, zal onder de specificatie deze aanpassing zichtbaar zijn. In dit voorbeeld zie je de aanpassing van de vergelijkende cijfers onder de rubriek “Fout herstel”. Dit is omdat we in de template “Aanpassing vergelijkende cijfers” ook als reden van onze aanpassing hebben opgegeven dat het hier gaat over een fout herstel.
Het toelichten van deze template?
Om ervoor te zorgen dat deze template een groen bolletje krijgt, dienen de aanpassingen in evenwicht te zijn (debit en credit gelijk). Wanneer dit niet het geval is, zal je onderaan het overzicht de volgende waarschuwing te zien krijgen:
Om dit op te lossen dien je alle manuele aanpassingen te bekijken en ervoor te zorgen dat het saldo van alle aanpassingen uiteindelijk € 0,00 is.
Tip: Door te kiezen om alleen de totaalregels te tonen, dus alle detailbuttons uit zetten, zal dit uw werk gemakkelijker maken:
Wanneer het totaal van de aanpassingen in evenwicht is, door rekening te houden met uw manuele aanpassingen, zal je een groene bol verkrijgen:
Insights
Zoals hierboven reeds beschreven kunnen de gebruikers in het veld “Reden aanpassing vergelijkende cijfers” aangeven wat de reden is van de aanpassing van de vergelijkende cijfers:
Aan deze keuzemogelijkheden is ook een result gekoppeld. Dat wil zeggen dat je hier voor alle dossiers een overzicht kan krijgen via Insights. Op deze manier kan je op kantoorniveau inzicht krijgen over hoeveel dossiers nu de vergelijkende cijfers werden aangepast en wat het type van de reden is geweest.
Overzicht template
Wanneer je in de template hebt gekozen om alle posten weer te geven, zal je voor bepaalde posten opmerken dat bij het aanpassen van de vergelijkende cijfers, je niet door kunt klikken op de desbetreffende post in de jaarrekening:
De reden hiervan is omdat je deze post niet geselecteerd hebt in het overzicht van de jaarrekening. Via de template “Overzicht toelichtingen” dien je de desbetreffende posten waar je een aanpassing hebt doorgevoerd, ook effectief gaan tonen (indien gewenst):
Nadien zal je opmerken dat de achterliggende post in de jaarrekening zichtbaar zal zijn en de aanpassing van de vergelijkende cijfers ook correct doorstroomt naar de jaarrekening:
