| Gebruikersrollen |  Admin | ✗ Personeel | ✗ Externe medewerker | ✗ Pulse gebruiker |
Als een admingebruiker binnen Silverfin kan je workflowstatussen aanpassen, zodat ze aansluiten bij de noden van jouw kantoor. Workflowstatussen helpen communicatie te centraliseren, voorbereidings- en beoordelingsprocessen te stroomlijnen, en de samenwerking tussen teams te verbeteren. Dit artikel legt uit hoe je workflowstatussen beheert op kantoorniveau.
Waarom workflow-statussen gebruiken?
Gecentraliseerde communicatie
- Alle communicatie rond workflows blijft binnen Silverfin, waardoor externe e-mails en berichten overbodig worden.
Betere zichtbaarheid en efficiëntere processen
- Gebruikers zien snel of een workflow nog in voorbereiding is of klaar voor review.
- Het helpt bij opvolging en verantwoordelijkheid, door duidelijke statusupdates te geven.
Hoe beheer je workflow-statussen op kantoorniveau?
Workflowstatus toevoegen of bewerken
Als beheerder kun je op kantoorniveau eigen workflowstatussen aanmaken of aanpassen. Om dit te beheren, volg je de volgende stappen:
- Ga naar het tabblad Sjablonen in Silverfin.
- Scroll naar het onderdeel Workflowstatussen om de huidige lijst te zien
- Klik op Worfklowstatus toevoegen om een nieuwe status te creëren. Gebruik duidelijke en beschrijvende namen zodat het voor elk team begrijpelijk is.
- Bestaande statussen bewerken of verwijderen/archiveren indien nodig.
Let op: je kunt enkel een status archiveren als die al gebruikt werd in een workflow. Geïmporteerde bestanden behouden hun status. Je kunt een status later opnieuw activeren indien gewenst.
Zichtbaarheid van workflowstatussen aan/uit zetten
- Workflowstatussen verschijnen op meerdere plaatsen, zoals het dossieroverzichtspagina en naast de workflowtitel.
- Je hebt de optie om hun zichtbaarheid op kantoorniveau aan of uit te zetten. Zo krijgen gebruikers de keuze niet op workflowniveau zelf om status toe te voegen of te bewerken. Eerder gekozen statussen zullen verborgen zijn in klantendossiers.
Hoe aanpassen?
- Ga naar het tabblad Sjablonen in Silverfin.
- Scroll naar het onderdeel Workflowstatussen.
- Schakel de functie in of uit afhankelijk van wat je wil bereiken.
Workflowstatussen over klantendossiers opvolgen
Met de module Insights
Je kan de Insightsmodule gebruiken om workflowstatussen te tracken over meerdere klantdossiers heen:
Voorbeeld: een manager wil nagaan of alle jaarlijkse jaarrekeningen tijdig klaargemaakt worden. Via Insights kan hij/zij alle klantendossiers in review terugvinden en eventuele vertragingen signaleren.
Wilt je toegang tot Insights?
Neem contact op met jouw Customer Success Manager voor meer informatie.
Integratie met externe tools via API
Veel kantoren gebruiken aparte tools om zaken zoals vennootschapsbelasting, btw of jaarrekeningen op te volgen, vaak met handmatige statussen in meerdere systemen. Silverfin biedt de mogelijkheid om workflowstatussen via de API op te halen en te synchroniseren met externe tools, om zo dubbel werk te vermijden.
Raadpleeg de Silverfin API-documentatie voor meer informatie over de installatie of neem contact op met uw Customer Success Manager.