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Dans Silverfin, la préparation des réunions clients est simple et efficace grâce à la fonctionnalité Talking Points. Cela vous aide à centraliser tous les points à l’ordre du jour et les comptes rendus de réunion en un seul endroit, garantissant ainsi que votre équipe reste alignée et qu’aucune information importante ne soit perdue.
Cet article explique comment utiliser Talking Points dans Silverfin pour préparer et gérer les ordres du jour de vos réunions clients.
Table des manières
Ajouter et gérer les Talking Points
Agenda centralisé
- L’écran Talking Points sert de lieu central et partagé, pour tous vos sujets de réunion.
- Contrairement aux boîtes mail personnelles, souvent inaccessibles lorsqu’un collaborateur quitte l’entreprise, cette fonctionnalité permet à tout membre de l’équipe d’accéder facilement à l’ordre du jour et aux notes des réunions précédentes.
Comment ajouter des Talking Points ?
Il existe deux façons pour qu’un point apparaisse dans l’aperçu des Talking Points :
1. Utiliser l’option 'Ajouter un message'
- Ajoutez une note ou une tâche dans l’onglet Talking Points.
- Le tag de communication Talking Point est automatiquement ajouté à votre message.
2. Marquer une note ou une tâche existante
- Vous pouvez également ajouter manuellement le tag Talking Point à une note ou une tâche déjà existante.
- Important : Le tag Talking Point est disponible dans chaque dossier. Il est automatiquement ajouté dans votre environnement, il n’est donc pas nécessaire de le créer manuellement.
Une fois ajouté ou tagué, le Talking Point apparaît automatiquement dans l’écran Talking Points, où il devient un élément de votre ordre du jour de réunion.
Préparer la réunion
Organiser les points à l’ordre du jour
- Une fois vos Talking Points listés, vous pouvez les réorganiser dans l’ordre souhaité pour suivre le déroulement prévu de la discussion. Il suffit de faire glisser et déposer les éléments pour les repositionner.
Ajouter des documents de support
- Vous pouvez inclure des liens vers des ressources internes ou externes directement dans vos points à l’ordre du jour.
- C’est idéal pour référencer des rapports, documents ou autres supports à présenter pendant la réunion.
- Pour ajouter un lien, cliquez sur le bouton 'Ajouter un lien' au-dessus de vos éléments d’agenda.
Télécharger les points à l’ordre du jour
- Vous pouvez télécharger vos points d’agenda en PDF pour les partager facilement.
Rapports
Les rapports apparaissent automatiquement sur la page des points de discussion.
- Si vous utilisez les rapports Silverfin, les rapports pertinents s'affichent automatiquement.
- Si vous avez créé votre propre rapport et souhaitez l'inclure, vous pouvez activer cette option dans les paramètres du bureau du rapport.
Si vous faites une copie d'un rapport existant dans le dossier client, celui-ci ne peut pas être inclus dans Talking Points.
Télécharger les points à l'ordre du jour
- Vous pouvez télécharger les points de votre ordre du jour au format PDF afin de les partager ou de les conserver facilement.
Utiliser les suggestions IA
- L’Assistant IA peut proposer des Talking Points pertinents que vous pouvez examiner et ajouter à votre ordre du jour.
- Actuellement, les suggestions de l’Assistant IA sont disponibles uniquement pour les marchés belge et britannique.
Mode Présenter
Le mode Présenter offre une vue claire et concise de votre agenda et de vos données, afin que vous puissiez vous concentrer sur la conversation avec votre client.
- Toutes les communications internes et le dossier de travail sont automatiquement masqués. Seules les informations pertinentes pour le client sont visibles.
- Vous pouvez prendre des notes directement sur le point de discussion concerné pendant la réunion, ce qui vous permet de consigner immédiatement les questions, les décisions et les suivis. Il vous suffit de cliquer sur « Répondre » dans le point de discussion.
- Les ressources liées et les rapports ajoutés restent visibles, ce qui vous permet de consulter facilement les documents d'accompagnement pendant la réunion.
Vous pouvez ainsi faire votre présentation en toute confiance, tout en conservant une réunion structurée et ininterrompue.
Clôturer la réunion
- Une fois la réunion terminée, cliquez sur 'Traiter la réunion'.
- Tous les points de discussion, les notes et toutes les transcriptions ajoutées sont automatiquement fusionnés dans un rapport professionnel et structuré.
- Après validation, le résumé apparaît dans la section Discuté de l’onglet Talking Points.
Silverfin crée automatiquement un aperçu clair de la réunion, facilitant la recherche d’informations issues des discussions précédentes et le suivi des actions à entreprendre.
Dans la section Discuté, vous pouvez :
- Télécharger, modifier ou supprimer un résumé de réunion à tout moment.
- Les tâches ouvertes sont marquées comme points d'action et restent clairement visibles. Les autres messages sont marqués comme discutés.
En utilisant Talking Points dans Silverfin, vous rendez chaque réunion client structurée, transparente et facile à suivre, de la préparation à la clôture.